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echtzeit-datennutzung – in weniger als zwei tagen zum dashboard.

Carla Märkl

Carla Märkl

Wenn ein Unternehmen verschiedene Daten vernetzen, sinnvoll aufbereiten und in Echtzeit an die richtigen Empfänger kommunizieren will, bedeutet das oft langwierige, komplexe Projekte mit erheblichen Eingriffen in die IT-Infrastruktur. Dabei können Informationen bereits nach ein oder zwei Tagen einfacher Vorbereitung visualisiert werden, um auf dieser Grundlage die unternehmensrelevanten Prozesse zu optimieren. 

Viele Unternehmen wissen zunächst nicht genau, wie sie mit der Echtzeit-Nutzung ihrer Daten starten sollen und schrecken vor dem vermeintlich großen finanziellen und personellen Aufwand zurück. Dabei gibt es Lösungen, wie zum Beispiel Peakboard, die die bestehende IT-Infrastruktur ergänzen, ohne monatelang akribisch planen und für nachträgliche Änderungen viele Mittel bereitstellen zu müssen. Ein bis zwei Tage Vorbereitung reichen in der Regel aus, um ein funktionierendes Dashboard zu implementieren, das dir einen aktuellen Soll-Ist-Vergleich anzeigt. So kannst du bereits nach kurzer Zeit zum Beispiel Ausfallzeiten minimieren, Ressourcen besser planen, Arbeitskräfte effizienter einsetzen oder den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ihren Erfolg anzeigen lassen. 

das problem: zu alte daten, die oft nur verstreut vorliegen

Man kennt es: Bis ein Produkt fertiggestellt ist, durchläuft es mehrere Fertigungsschritte, die reibungslos ineinandergreifen müssen. Kommt es dann während einem der Fertigungsschritte zu Störungen, reagieren viele Betriebe oft nur langsam, weil sie die Informationen zu spät, manchmal sogar erst am nächsten Tag, erhalten. Das macht ein effizientes Eingreifen in laufende Prozesse unmöglich, zumal Führungskräfte und Mitarbeitende sich oft erst an einem Rechner einloggen müssen, um die Informationen, die sie für die Prozessoptimierung bräuchten, zu erhalten. 
Besser wäre es da, wenn die Nachricht zu einem wichtigen Ereignis direkt im Moment seines Geschehens automatisch an genau die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kommuniziert wird, die die Information gerade benötigen. Möglich wird genau das durch zum Beispiel Monitore in der Produktionshalle, die die prozessrelevanten Informationen in Echtzeit anzeigen und dir so erlauben, umgehend und direkt vor Ort Maßnahmen zu ergreifen. 
Ein solches Echtzeitdaten-Dashboard kannst du bereits in wenigen Schritten umsetzen. Einmal gelernt, lässt sich der Prozess zur Herstellung eines solchen Dashboards ganz einfach und ganz nach Bedarf jederzeit wiederholen, zum Beispiel wenn veränderte Produktionsverfahren neue Informationen verlangen oder deine Ideen davon, welche Daten wie ausgegeben werden sollen, sich verbessern. 
Idealerweise sind Fachabteilungen schnell in der Lage, ihre Dashboards selbst entsprechend anzupassen und weitere zu konzipieren, ohne sich Hilfe von einem externen oder internen Dritten zu holen. Veränderungen berühren die Netzwerkeinbindung dann nämlich nicht mehr, da alle Arbeiten ausschließlich auf der Software-Oberfläche der Visualisierungslösung stattfinden. Die Oberfläche des Peakboard Designers ist zum Beispiel auch für die Menschen intuitiv bedienbar, die nicht täglich mit ihr umgehen. Aber nun zu den konkreten Schritten für dein Echtzeitdaten-Dashboard: 

schritt 1: definiere deine ziele und wähle die daten und adressaten aus

In der Regel kann bereits in einem 2-Stunden-Workshop mit allen an diesem Prozess beteiligten Personen ein sehr gut funktionierendes Dashboard entwickelt werden. Neben den Netzwerk-Administratoren gehören dazu die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die später die Informationen vom Dashboard lesen und interpretieren, etwa die Belegschaft am Band, und natürlich die Fachabteilung selbst. 
Lege zunächst fest, was du erreichen möchtest. Nachdem du die Ziele definiert hast, bestimmst du, welche Informationen genutzt werden sollen, um diese auch zu erreichen. Dabei helfen dir folgende Fragen: Welche Informationen beeinflussen den Prozess auf welche Weise? Und: Welche Handlungen können aus der Information abgeleitet werden? Danach wird definiert, welche Personen welche Daten erhalten sollen. 

Die Fülle der zur Verfügung stehenden Daten verleitet manchmal dazu, zu viel in eine einzige Visualisierung packen zu wollen. Überflüssige Informationen verhindern das schnelle Erfassen der wirklich wichtigen Elemente auf deinem Dashboard, da sie es schnell unübersichtlich machen. Sich regelmäßig an die Frage zu erinnern, was die jeweilige Information zum Erreichen des Zieles genau beiträgt, hilft dir dabei, dich zu fokussieren.

schritt 2: visualisierungslösung auswählen und daten bereinigen

Die Lösung, für die du dich letztlich entscheidest, sollte nicht nur dazu dienen, alle Ziele zu erreichen, sondern dabei bestenfalls die IT-Ressourcen schonen. Peakboard verlangt keine externen Server und erfüllt die notwendigen Sicherheitsanforderungen, indem die Daten nur zwischengespeichert werden und die Kommunikation verschlüsselt wird. Außerdem findet die Kommunikation ausschließlich innerhalb des lokalen Netzwerks statt, sodass keine Daten nach außen gelangen. Weiterhin ist es wichtig, dass sich die Kommunikation zwischen der Visualisierungslösung und dem Netzwerk auf die Daten beschränkt, die explizit dafür freigegeben wurden. 
Da IT-Infrastrukturen oft über die Jahre gewachsen sind, liegen meist Daten aus einer immer größer werdenden Zahl von Quellen vor. Diese reichen von Excel-Listen über Maschinensteuerung, Sensoren oder Niedrigvolt-Signale, bis hin zu MES, Produktionsleitsystemen oder SAP. Entsprechend unterschiedlich sind die Daten, die die Systeme für diverse Statusmeldungen generieren. Um sie später intelligent darstellen zu können, bereinigt man sie und bringt sie in eine gemeinsame Logik. 
In einer mehrstufigen Produktion ist zum Beispiel das Erkennen von Stillstandzeiten entscheidend. Dazu arbeiten wir von Peakboard mit den internen IT-Spezialisten zusammen: Diese wissen, wo sich die benötigten Daten befinden und wie die entsprechende Fehlermeldung aussieht, denn jedes System bildet z. B. die Meldung „Maschine steht“ anders ab. Ist der Fehlercode bekannt, wird er bereinigt. Das heißt, er wird so umgeschrieben oder von unnötigen Informationen befreit, dass die Visualisierungslösung ihn erkennen und verarbeiten kann. 

schritt 3: visualisierung gestalten und lösung implementieren

Die gesammelten Ideen sollen schließlich in einem Dashboard realisiert werden. Dabei ist es wichtig, dass das Dashboard am Ende nicht nur schön anzusehen ist, sondern vor allem relevante Informationen vermittelt, damit die Betrachtenden daraus Handlungsanweisungen ableiten können. Nutze den gesamten Platz deines Dashboards, aber packe es, wie oben bereits beschrieben, nicht zu voll. Die richtige Menge Weißraum, das Ausrichten an Rastern und eine leserliche Schriftart sorgen außerdem dafür, dass das Dashboard ordentlich aussieht und verständlich ist. Weitere Tipps und Tricks für die Gestaltung einer perfekten Visualisierung findest du in unserem Blogpost  „Dashboard Design Grundlagen“. 

Deine fertige Visualisierung kann nun dort angebracht werden, wo sie später Verwendung finden soll. Ein Dashboard, das für einen Einzelarbeitsplatz gedacht ist, sollte am besten auf Augenhöhe des Betrachtenden hängen. Für diesen Anwendungsfall genügt ein handelsüblicher Monitor. Ein Dashboard, das relevante Informationen für den gesamten Shopfloor beherbergt, platzierst du am besten an einem zentralen Ort und zeigst es vorzugsweise auf einem Großbildschirm an. So sind die darauf abgebildeten Informationen auch aus der Ferne zu erkennen. 

fazit

Der hier geschilderte Prozess zur Dashboard-Erstellung lässt sich auf viele verschiedene Bereiche eines Unternehmens übertragen. Bilde so zum Beispiel Verfügbarkeiten am Warenausgang ab, erstelle ein Welcome-Board für den Empfang oder visualisiere Echtzeit-Information über unternehmensrelevante Daten im Controlling oder in der Geschäftsführung. 
Zwischen Wunsch und Wirklichkeit von Echtzeit-Datenvisualisierung liegen in der Regel drei kleine Schritte in maximal zwei Tagen. Wer alle Beteiligten an einen Tisch holt, findet schnell ein von allen unterstütztes Dashboard. Nachträglich können Fachabteilungen es selbstständig auf neue Gegebenheiten anpassen oder optimieren, und zwar ganz nach ihren Bedürfnissen – aber ohne die IT ins Boot holen zu müssen. 

wie sieht mein fertiges dashboard aus?

Ob Empfangs-Dashboard, Produktions-Dashboard oder Logistik-Dashboard – Wie dein fertiges Dashboard genau aussieht, entscheidest du selbst. Unsere Templates zeigen dir ein paar Beispiele dazu:

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