Nachdem wir im ersten Kapitel die wichtigsten Begriffe des Dashboardings geklärt haben und erfahren konnten, was ein erfolgreiches Dashboard ausmacht, befassen wir uns in diesem Kapitel mit der Konzeption und inhaltlichen Definition eines Dashboards. Sie werden lernen, wie Sie Inhalte in Form von Informationen, die kommuniziert werden sollen, definieren. Außerdem geht es darum, diese Informationen in Hinsicht auf ihre Gebrauchstauglichkeit zu beurteilen und daraus Anforderungen an das Dashboard abzuleiten.

2.1 Der Nutzungskontext: Das Modell des Nutzers verstehen

Ein Dashboard ist nur dann erfolgreich, wenn sichergestellt wird, welche Probleme damit gelöst werden sollen und wenn jede Anforderung aus der Sicht des Nutzers begründet ist. Es ist also wichtig, den Nutzungskontext genau zu verstehen. Er beinhaltet laut DIN ISO 9241-11 folgende Punkte:

  • Die Produktionsumgebung (physische, technische und soziale Umgebung)
  • Werker (Nutzer)
  • Deren Aufgaben, Ziele, Wissen und Fähigkeiten (Arbeitsaufgabe)

Bevor wir mit der Definition des Nutzungskontextes beginnen, sollten wir uns ein wenig mit dem Menschen, der im Mittelpunkt des Nutzungskontextes steht, beschäftigen: dem Nutzer. Nutzer verwenden operative Dashboards, um arbeitsrelevante Informationen zu visualisieren und dementsprechend zu handeln. Ihr Handeln beeinflusst wiederum die Informationen, die visualisiert werden.

Das Verständnis ihrer Arbeit besteht als mentales Modell in ihrer Vorstellung. Ein Dashboard soll das Bewusstsein für Vorgänge im mentalen Modell auffrischen. Am besten funktioniert dies, wenn Informationen so dargestellt werden, dass sie dem mentalen Model möglichst stark entsprechen.

Verinnerlichen Sie sich folgendes Beispiel: Ein Nutzer, der einen bestimmten Arbeitsprozess verwaltet, hat ein mentales Modell, welches jeden Schritt des Prozesses in einer bestimmten Reihenfolge ausführt. Das Modell beinhaltet das Verständnis dafür, wie sich Teile des Prozesses auf einander beziehen und sich gegenseitig beeinflussen. Außerdem schließt es Maßnahmen ein, die bei Problemen getroffen werden müssen.

Da ein Arbeitsprozess von Natur aus sequenziell ist, sind seine einzelnen Teile im mentalen Modell des Nutzers so angeordnet, dass sie diese Sequenz in der gleichen Reihenfolge reflektieren. Folglich wird ein Dashboard, das Informationen in einer Weise ordnet, die dieser Sequenz entspricht, es dem Mitarbeiter leichter machen, die aktualisierten Informationen zu erfassen, die das Dashboard analog seinem mentalen Modell zeigt. Möchten wir ein erfolgreiches Dashboard gestalten, so sollten wir die Denkweise des Nutzers verstehen und die mentalen Modelle der Aktivitäten, bei denen das Dashboard unterstützen soll, begreifen.

Der beste Weg, die einzelnen Teile und die Sequenzen eines mentalen Modells herauszufinden ist, es schematisch zu zeichnen. Einfache Skizzen aus Kreisen oder Rechtecken, die Teile des Prozesses darstellen, und Linien, die verwandte Teile miteinander verbinden, erfüllen in der Regel den Zweck. Dafür sollten Sie mit einer Person aus dem Fachbereich sprechen und ihr während der Entstehung des Modells Fragen stellen wie "Wie hängt das hiermit zusammen?" und "Wenn hier ein Problem auftritt, wie wirkt es sich darauf aus?“. Verfeinern Sie die Skizze iterativ bis sie dem mentalen Modell des Nutzers weitestgehend entspricht. So erhalten Sie eine Vorstellung darüber wie der Nutzungskontext des Dashboards aussieht.

2.2 Beurteilen, welche Informationen benötigt werden

Jetzt, wo wir ein Verständnis für den Nutzungskontext erlangt haben, sollten wir beurteilen, welche Informationen benötigt werden, um eine effektive Visulisierungslösung zu erstellen.

Dies lässt sich gezielt herausfinden, indem Sie Fragen stellen, anhand derer Sie begründen können, warum ein Dashboard für einen Arbeitsprozess nützlich sein wird. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf wird es Ihnen später leichter fallen, das Dashboard zu gestalten und es auf seinen Erfolg zu evaluieren.

Untersuchen Sie folgende Fragen:

  • An wen richtet sich das Dashboard?
  • Welchen Mehrwert bringt das Dashboard?
  • Welche Art von Dashboard wird benötigt?
  • Mit welchen Kennzahlen werden Ziele gemessen?

An wen richtet sich mein Dashboard?

Starten Sie mit der Zielgruppe: Wer wird das Dashboard für seine Arbeit benötigen und welche Informationen sind relevant? Welche Vorkenntnisse sind vorhanden? Gibt es bereits Erfahrungen positiver oder negativer Art?

Ein genaues Verständnis für den Nutzer wird Ihnen dabei helfen, ein maßgeschneidertes Dashboard zu erstellen, mit dem sich effizient und effektiv arbeiten lässt.

Dashboards können für verschiedene Nutzer eingesetzt werden, welche wiederum unterschiedlichen Gruppen angehören. Die Bereitstellung eines Dashboards über mehrere Bereiche des Unternehmens hinweg hat den potenziellen Vorteil, dass viele Mitarbeiter ins Boot geholt werden. Jedoch ist es nicht leicht, unterschiedliche Nutzergruppen gleichermaßen gut zu bedienen.

Nachfolgend erhalten Sie eine Hilfestellung, um Ihre Zielgruppe und die Auswirkungen des Dashboards genauer zu betrachten:

Welchen Mehrwert bringt das Dashboard?

Definieren Sie, was Sie mit dem Dashboard bezwecken wollen. Entscheiden Sie sich für die wichtigsten drei Funktionen:

  • Eine Unterstützung bieten bei der Entscheidung, was gerade wichtig ist oder Aufmerksamkeit verlangt
  • Ziele und deren Erreichbarkeit visualisieren
  • Einen Überblick über die Situation verschaffen
  • Spezifische Maßnahmen rechtzeitig fördern
  • Alarmieren, wenn ein Problem auftritt
  • Fortschritt und Erfolg kommunizieren
  • Ein interaktives Interface bieten, mit dem man auf Prozesse eingreifen kann
  • Mitarbeiter des Unternehmens über wichtige Themen informieren

Welche Art von Dashboard wird benötigt?

Dashboards können die verschiedensten Gestalten annehmen und für unterschiedlichste Anwendungen konzipiert werden. Eins sollten sie jedoch stets gemeinsam haben: Sie beinhalten nur die wichtigsten Informationen und stellen diese klar und deutlich dar.
Der Detailgrad, die Interaktivitätsebene, das Zeitfenster und die Analysefähigkeit hängen jedoch immer von der jeweiligen Situation ab.

Nachfolgend finden Sie eine Liste an Optionen für Ihr Dashboard. Wählen Sie jene aus, die am besten Ihrer Situation entsprechen:

Mit welchen Kennzahlen werden Ziele gemessen? (Das SMART Prinzip)

Basis einer Visualisierung sind stets die Kennzahlen. Sie beschreiben den Inhalt des Dashboards und sollen maßgebende Zusammenhänge stets gut erfassbar, messbar und in manchen Fällen sogar vergleichbar darstellen. Um ein Dashboard übersichtlich und mit einem Blick überschaubar zu halten gilt die Grundregel „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“. 

Zum einen werden Kennzahlen, die auf die Ziele eines Prozesses ausgerichtet sind und entscheidend für den Fortschritt des Prozesses sind visualisiert. Zum anderen werden auch Kennzahlen verwendet, die mögliche Gefahren, Probleme oder Hindernisse beschreiben.

Ein adäquater Leitfaden bei der Ermittlung von Kennzahlen ist das SMART-Prinzip. Es besagt, dass ermittelte Kennzahlen gewisse Anforderungen erfüllen müssen, die wie folgt definiert werden: 

2.3 Ableiten, welche Informationen wirklich wichtig sind

Nachdem wir herausgefunden haben, welche Informationen kommuniziert bzw. überwacht werden sollen, gilt es nun zu verstehen wie diese Informationen verwendet werden. Ein Dashboard sollte nur Informationen enthalten, welche die Performance eines Prozesses tatsächlich beeinflussen. Deshalb müssen wir in diesem Schritt Entscheidungen treffen, welche Inhalte auf das Dashboard kommen und welche verworfen werden.

Nutzer sind es gewohnt, ständig Informationen zu erhalten, die für sie irrelevant sind. Vielleicht haben sie die Informationen in der Vergangenheit einmal benötigt und das hat sich in der Zwischenzeit geändert. Trotzdem scheuen sie sich davor, dieses Verhalten abzulegen. Damit diese irrelevanten Informationen nicht auf ein Dashboard gelangen, sollten wir entscheiden, welche Informationen wirklich wichtig sind. Denn wenn nutzlose Informationen auf einem Dashboard platziert werden, wird Platz verschwendet, den man für wirklich wichtige Informationen nutzen könnte. Außerdem wird die Zeit der Nutzer bei jeder Gelegenheit, in der das Dashboard verwendet wird, vergeudet.

Um nutzlose Informationen auszusortieren, sollten Sie den Nutzer bitten, Ihnen eine Situation zu beschreiben, in der ihn diese Information zu etwas führen würde. Als Nächstes fordern Sie den Nutzer auf, Ihnen ein Beispiel für die tatsächlichen Maßnahmen, die er als Antwort ergreifen würde, zu geben. Fällt dem Nutzer daraufhin keine Maßnahme ein, gehört diese Information auch nicht auf das Dashboard. 

Dashboards sind nicht nur dazu da, um Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, sondern auch, um das Bewusstsein zu bewahren, das nötig ist, um Probleme zu vermeiden, Gelegenheiten zu nutzen und Maßnahmen zu ergreifen, die eine gute Leistung im Arbeitsprozess aufrechterhalten oder verbessern. Deshalb ist es unabdingbar, dass nur jene Informationen visualisiert werden, die hierbei unterstützen.

Lieber Leser, dies war das zweite Kapitel des Peakboard Manifests. Im dritten Kapitel befassen wir uns mit dem Design des Dashboards. Indem Sie anhand von Gestaltprinzipien die visuelle Wahrnehmung des Nutzers verstehen und lernen, grundlegende Designentscheidungen bewusst zu treffen, werden Sie fähig sein, aus ungeordneten Informationen ein übersichtliches Dashboard zu designen, das dem Nutzer einen Mehrwert bei seiner täglichen Arbeit bietet.

 

Viel Spaß beim Lesen und Umsetzen!

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