Prozesse optimieren – Was du beim verbessern von Arbeitsabläufen beachten musst.

Lesezeit: 6 Min. |
Werker in Fertigung
Die zunehmende Globalisierung und der rasante technologische Fortschritt der letzten Jahre beeinflussen unser wirtschaftliches Umfeld und führen zu einem immer schnelleren Wandel. Den Kunden stehen dank der neuen Technologien neue Einkaufs- und Informationskanäle zur Verfügung. Für Unternehmen ergeben sich so neue digitale Möglichkeiten, ihre Produkte und Dienstleistungen schneller und effizienter zu erstellen und zu vertreiben.

Dieser rasche Fortschritt führt dazu, dass Abläufe nicht mehr über längere Zeit konstant bleiben und laufend hinterfragt werden müssen. Unternehmen, die Ihre Geschäftsprozesse laufend verbessern und auf die sich wandelnden Kundenbedürfnisse reagieren können, haben einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber den Mitbewerbern. Dies ist mit ein Grund, warum verschiedene Methoden zur Prozessoptimierung immer verbreiteter zum Einsatz kommen. Einen Überblick über diese Methoden der Prozessoptimierung liefert dieser Blogpost.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen

Um ein erfolgreiches Verbesserungsmanagement mit dem Fokus auf die kontinuierliche Optimierung der Prozesse zu betreiben, müssen zunächst die entsprechenden Voraussetzungen und Rahmenbedingungen geschaffen und eine nachhaltige Verbesserungskultur etabliert werden. Diese sind:

Die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg des Verbesserungsmanagements ist die nachhaltige Verankerung und das aktive Leben einer kooperativen Unternehmenskultur. Darin enthalten sind alle Werte, Normen und Einstellungen, welche die Entscheidungen, die Handlungen und das tägliche Verhalten der Mitglieder der gesamten Unternehmung prägen. Entscheidend ist auch, dass diese Werte, Normen und Einstellungen vom Management aktiv vorgelebt und eingefordert werden.
Damit bestehende Arbeitsprozesse optimiert und effizienter gestaltet werden können, braucht es zuvor eine stabile und standardisierte Prozessdokumentation. Diese liefert die Ausgangslage für die Durchführung von Verbesserung. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei die Erhebung der Prozessqualität mittels Kennzahlen. Dazu können beispielsweise visuelle Dashboards von Peakboard eingesetzt werden, die Unregelmäßigkeiten einfach und verständlich aufzeigen.
Die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe ohne den Einbezug der Mitarbeitenden ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sich täglich um die Erledigung der anfallenden Tätigkeiten kümmern, kennen die bestehenden Problemfelder am besten und wissen um die Schwierigkeiten im Alltag Bescheid. Es ist von entscheidender Bedeutung, geeignete Plattformen zu schaffen, die den Austausch zwischen allen Beteiligten fördern und den Rahmen für den Wandel schaffen.

Methoden zur Prozessoptimierung

Schon Ende des 19. Jahrhunderts wurden die ersten systematischen Schritte zum effizienteren Gestalten von Produktionsabläufen unternommen. Der Ingenieur Frederick Winslow Taylor entwickelte ein System, das sich stark auf die Standardisierung der Arbeitsabläufe und die dazu erforderlichen Rahmenbedingungen konzentrierte. Mit der Einführung der Fließbandproduktion im Jahr 1913 führte Henry Ford den Ansatz als Erster im großen Stil ein und verfolgte damit das Ziel, für jedermann ein erschwingliches Auto herzustellen. Seit damals wurden verschiedene Methoden entwickelt, welche alle die Optimierung der Arbeitsabläufe im Fokus haben. Hier eine Zusammenstellung der wichtigsten Methoden:

Kaizen: Taiichi Ohno war nach dem Zweiten Weltkrieg als Ingenieur und Produktionsleiter bei Toyota in Japan tätig. Er entwickelte das Konzept von Henry Ford weiter und integrierte dieses konsequent in die Unternehmensphilosophie von Toyota. «Kai» bedeutet im japanischen Veränderung oder Wandel und «Zen» bedeutet zum Besseren, somit bedeutet «Kaizen» Veränderung zum Besseren. Kaizen setzt auf eine kontinuierliche Verbesserung der Abläufe, mit dem Ziel, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Verschwendung zu reduzieren. Die stetige Optimierung der Abläufe wird im Rahmen von Workshops, unter der Leitung von Kaizen-Coaches, mit den am Prozess beteiligten Mitarbeitenden angegangen.
Die Methode Six Sigma ist in den Neunzigerjahren des letzten Jahrhunderts von Bill Smith, einem Ingenieur und Wissenschaftler von Motorola, in den USA entwickelt worden. Diese Methode setzt auf einen ausgeprägten mathematischen Ansatz und die statistische Messung von Daten zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit von Produktionsprozessen und deren Outputs. Die Bearbeitung und Umsetzung von Verbesserungsvorhaben, welche nach der Six-Sigma-Methode angegangen werden, erfolgen im Rahmen von Verbesserungsprojekten. Dabei werden die am Prozess beteiligten Mitarbeitenden unter der Leitung von ausgebildeten Six-Sigma-Experten einbezogen.
Der Ansatz des Business Reengineering wurde ebenfalls in den Neunzigerjahren in den USA entwickelt. Im Gegensatz zu den Methoden der kontinuierlichen Verbesserung geht es hier nicht darum, bestehende Arbeitsabläufe zu optimieren. Im Fokus steht die radikale Neugestaltung der wesentlichen Geschäftsprozesse inklusive der gewachsenen Unternehmensorganisation. Beim Business Reengineering geht es um die Frage, wie die anstehenden Arbeiten in Anbetracht der heutigen Marktanforderungen und der neuesten technologischen Möglichkeiten am effizientesten organisiert werden können. Dabei kommt der Informationstechnologie eine zentrale Rolle zu.
Agile Methoden: Der agile Ansatz ist keine Verbesserungsmethode im eigentlichen Sinn, sondern vielmehr eine gesamtheitliche Management-Philosophie. Im Fokus stehen die Wünsche der Kundeschaft, welche dank einer flachen, dynamischen Organisation und kurzen internen Entscheidungswegen rasch und in hoher Qualität umgesetzt werden sollen. Der Ursprung stammt aus der Softwareentwicklung und basiert auf dem Agilen Manifest mit seinen zwölf grundlegenden Prinzipien. Die Umsetzung von Projekten nach dem agilen Ansatz erfolgt beispielsweise nach der Scrum-Methode. Dabei steht das Scrum-Team im Mittelpunkt und arbeitet die einzelnen Arbeitspakete des Vorhabens in sogenannten Sprints ab.

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Unterstützende Tools zur Prozessoptimierung

Bei der Umsetzung der Verbesserungsvorhaben werden verschiedene Tools zur Unterstützung eingesetzt. All diese Tools setzen auf eine starke visuelle Komponente mit dem Ziel Daten, Zahlen und Fakten sichtbar zu machen und eignen sich optimal für den Einsatz in Workshops mit Gruppen. Hier stellvertretend zwei Beispiele:

Das Spaghetti-Diagramm wird verwendet, um anfallende Wege und ausgeführte Transporte auf eine einfache Art zu erfassen und visuell abzubilden. Die fertige Darstellung zeigt, wie oft die beobachteten Mitarbeitenden einen bestimmten Ort ansteuern und welche Laufwege sie innerhalb des Beobachtungszeitraumes zurücklegen. Das Spaghetti-Diagramm kann auch als Darstellung für Materialflüsse in der Produktion verwendet werden. Damit können die Wege des Materials aufgenommen und Verbesserungen am Layout zur Steigerung der Durchlaufzeiten sichtbar gemacht werden.

Das Prozessmapping ist ein Tool zur visuellen Abbildung eines bestehenden Arbeitsablaufes sowie zur Bestimmung bestehender Handlungsfelder. Dabei werden die einzelnen Arbeitsschritte den beteiligten Rollen, also Personen oder Abteilungen, zugeordnet. Verantwortlichkeiten und Verschwendung lassen sich in dieser Darstellung transparent darstellen. Das Prozessmapping ist in verschiedenen Ausprägungen auch unter anderen Namen, wie Prozessflussdiagramm, Wertflussanalyse oder Swimlane-Abbildung bekannt.

Verankerung der optimierungen dank visualisierung

Entscheidend für die nachhaltige Wirkung der gemeinsam erarbeiteten Verbesserungen, ist die Verankerung der Anpassungen in den Prozessen und deren laufende Überwachung. Dies kann wie folgt sichergestellt werden:

  • Überprüfung der nachhaltigen Wirkung der vorgenommenen Optimierungen gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitenden rund 4 Wochen nach Abschluss des Verbesserungsvorhabens.
  • Festlegen von KPIs (Key Performance Indicators) zur Messung der Prozessqualität.
  • Verfolgung der festgelegten KPIs zur raschen Erkennung von Unregelmäßigkeiten im Produktionsablauf. Hier helfen die Dashboards von Peakboard, die Daten visuell direkt in der Produktion sichtbar zu machen und die beteiligten Mitarbeitenden zu sensibilisieren.

Tipps aus der Praxis

Die erfolgreiche Umsetzung eines Verbesserungsvorhabens beginnt bereits mit einer präzisen Vorbereitung und einem genauen Beschrieb des bestehenden Problems. Hier ein paar Tipps, die dich im Alltag unterstützen:

  • Grenze die Verbesserung vor dem Workshop klar ab. Ansonsten besteht die Gefahr von Endlosdiskussionen und der Verzettelung. Nimm dir lieber mehrere kleine Themen separat vor, anstatt ein großes Thema auf ein Mal.
  • Auch wenn gewisse Optimierungen bereits zu Beginn des Workshops klar scheinen, ist es wichtig, dass keine Schritte bei der Bearbeitung übersprungen werden. Damit wird verhindert, dass voreilige Maßnahmen ergriffen und wesentliche Handlungsfelder übersehen werden.
  • Nach der Einführung der Optimierungen ist es wichtig, dass deren Wirksamkeit überprüft wird und wenn nötig Anpassungen vorgenommen werden.

Prozesse mit Dashboards sichtbar machen und optimieren

Mit Peakboard werden prozessrelevante Kennzahlen auf individuellen Dashboards ins rechte Licht gerückt und optisch ansprechend und verständlich angezeigt. So haben alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen genau die Informationen, die sie brauchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und in Störungen im laufenden Prozess einzugreifen.
Peakboards Interaktivität bietet außerdem die Möglichkeit, über einen Touchscreen direkt mit der Visualisierung zu interagieren. Neben einer selbstbestimmten Arbeitsweise hat dies für Werker und Werkerinnen zudem den Vorteil, dass der Arbeitsfortschritt ohne einen Medienbruch direkt ins System übertragen kann. Das spart Zeit und senkt die Fehleranfälligkeit. Unsere Templates bieten dir dabei die nötige Inspiration, für dein erstes Dashboard.

Hinweis: Alle Text und Abbildungen, die in diesem Blogbeitrag präsentiert werden, stammen aus dem Buch Prozessoptimierung als ganzheitlicher Ansatz von Martin Hofmann, erschienen im Springer Verlag im Jahr 2020.
Picture of Martin Hofman

Martin Hofman

Martin Hofmann ist Experte für Rechnungslegung und Controlling und absolvierte ein MBA mit Vertiefung in Controlling und Consulting sowie eine Ausbildung zum Six Sigma Green Belt. Er verfügt über mehrjährige Erfahrung im Prozessmanagement und als Leiter von Verbesserungsvorhaben.

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